Wie viele Mängelfotos schlummern eigentlich noch unsortiert in eurem Handy, ohne dass ihr noch wisst, zu welcher Baustelle sie überhaupt gehören? Bei mir waren das früher locker ein Dutzend gleichzeitig. Gerade jetzt, während wir am Erweiterungsbau vom Hagebaumarkt in Schramberg dran sind, merke ich täglich, wie viel an einem sauberen Mängelmanagement hängt – drei Gewerke laufen sich dort ständig über den Weg, und jeder vergisst was anderes. Ein Bericht, der sofort raus geht, statt erst am Wochenende irgendwie zusammengekratzt zu werden, macht am Ende oft den Unterschied zwischen einer erledigten Sache und einem langen Hin und Her.
Seit letztem Sommer bin ich weg vom Zettel und hin zum Handy, nicht weil das schick aussieht, sondern weil ich sonntags nicht mehr eine Stunde suchen wollte, welches Foto zu welchem Riss gehört.
Mängelmanagement ohne Zettelchaos am Sonntagabend
Früher saß ich sonntags mit einem Stapel zerknitterter Zettel da, manche mit Zementstaub bedeckt, andere vom Kaffee beim Vesper angepatzt. Auf welchem Zettel stand jetzt der Riss und auf welchem die schiefe Fensterbank? Das hat mich ehrlich gesagt mehr genervt als der Regen selbst, und ich bin ein kleiner Betrieb mit drei Jungs, die für mich rackern und gleichzeitig auf zwei oder drei Baustellen unterwegs sind. Da kann ich mir kein Foto leisten, das irgendwo im Nirgendwo verschwindet.
Heute ist das anders. Sobald ich draußen einen Mangel entdecke, halt ich drauf, tippe kurz den Grund ein, und der Bericht ist fertig, bevor ich überhaupt zum Auto zurücklaufe. Wichtig ist mir dabei vor allem, dass daraus am Ende keine Mängelrüge wird, die irgendwo im Papierstapel untergeht und die Frist einfach verstreicht. Dass so ein Bericht überhaupt rechtssicher ist, hängt an einem ordentlichen Bautagebuch im Hintergrund – wie ich mir das aufgebaut habe, hab ich an anderer Stelle schon ausführlicher zum rechtssicheren Bautagebuch fürs Bauprogramm beschrieben.
Was bringt eine WhatsApp-Gruppe für Fotos wirklich?
Am Anfang hatten wir für sowas eine eigene WhatsApp-Gruppe, extra für Baustellenfotos angelegt. Klang erstmal praktisch. Nach drei Wochen herrschte komplettes Chaos: jede Menge Bilder ohne Kontext, keiner fand mehr, welches Foto zu welcher Baustelle oder welchem Gewerk gehörte, und die eigentlich wichtigen Mängel gingen zwischen belanglosen Schnappschüssen unter. Ich hab die Gruppe irgendwann stillgelegt, weil das Suchen darin mehr Zeit gefressen hat als der alte Zettelstapel. Ein loser Chat ist eben kein Dokument, egal wie viele Haken grün werden.
So dokumentiere ich einen Mangel in drei Minuten
Mittlerweile läuft der Ablauf bei mir stur nach demselben Muster, egal ob's schifft oder die Sonne aufs Display brennt. Ich mach das Foto direkt aus der App heraus, dann sitzt der Zeitstempel automatisch mit drin. Mit dem Finger zieh ich einen Kreis oder Pfeil über die Stelle, die nicht passt, das versteht auch der Subunternehmer, der kaum Deutsch spricht. Dazu kommt ein kurzer Text, meistens nur ein paar Worte wie "Bügel fehlen" oder "Frist bis Freitag", mehr braucht's nicht. Am Ende macht die App daraus von selbst ein PDF, das ordentlicher aussieht, als hätte ich es eine Stunde am Schreibtisch zusammengebastelt, und ich schick es über den Teilen-Knopf direkt als WhatsApp raus. Der Empfänger kriegt also kein verwackeltes Einzelbild, sondern ein fertiges Dokument.
In KW 19 kam beim Hagebaumarkt eine Lieferung mit beschädigten Fensterrahmen an, direkt auf dem Hof abgeladen. Ich hab das Ganze noch dokumentiert, während der Fahrer noch dastand und auf seine Unterschrift wartete. Praktisch, dass ich in derselben App auch Lieferscheine digital erfassen kann, dann liegt alles zur selben Baustelle an einem Ort. Der Fahrer hat gar nicht erst diskutiert, als er das fertige PDF auf seinem eigenen Handy gesehen hat.
Rückfragen gab es plötzlich kaum noch
Der Willi Dörner, unser Maurer, hat am Anfang nur den Kopf geschüttelt und gemeckert, der Chef spiele wieder mit seinem Spielzeug. Er meckert eigentlich immer laut, wenn sich was ändert, bleibt am Ende aber trotzdem dabei – das kenn ich mittlerweile schon von ihm. Nach ein paar Wochen hat er selbst gemerkt, dass die Rückfragen auf der Baustelle weniger wurden, weil jede Korrektur klar und mit Foto dokumentiert bei ihm ankam. Auch die Subunternehmer haben sich dran gewöhnt: Kommt vom Polier eine WhatsApp mit PDF dran, ist das kein lockerer Spruch nebenbei, sondern ein verbindlicher Bericht.
Dass ich mich damals gegen die überladene Software für Großkonzerne entschieden hab, bereue ich keinen Tag. Ich brauch kein Programm mit hundert Funktionen, die eh niemand von uns anklickt, sondern eines, das auch auf dem Gerüst funktioniert, wenn die Sonne aufs Display knallt oder der Wind am Handy zerrt. Genau deshalb hab ich mich für ein Bauprogramm für kleine Firmen entschieden, schlank genug für unseren Betrieb. Drumherum hängt im gleichen System noch einiges mit dran. Auch ganz ohne Netz tippt sich so ein Bericht weiter und geht raus, sobald wieder Balken da sind. Das Aufmaß führ ich mittlerweile digital statt in der wackligen Excel-Tabelle. Normale Baustellenfotos, die mit keinem Mangel zu tun haben, landen inzwischen sortiert statt wild verteilt auf dem Handy. Der Bauzeitenplan zeigt mir, ob ein Mangel den Ablauf überhaupt gefährdet. Stundenzettel und Nachträge laufen ebenfalls mit im selben Programm, aber das ist nochmal ein eigenes Kapitel für sich.
Fazit beim Sonntagsbier
Seit der fünften Woche mit dem neuen Ablauf brauch ich sonntags keine Stunde mehr für den Rückblick, eher zehn Minuten. Grad eben saß ich mit dem Bier auf der Eckbank und hab beiläufig durch die App gewischt – die Fotos der Woche lagen schon fein säuberlich nach Baustelle sortiert da, ohne dass ich noch einen Handgriff dafür tun musste. Kein Wühlen im alten Notizblock, kein Grübeln, was am Montag zuerst dran ist.
Wer als Polier noch mit Zettel und Stift über die Baustelle läuft, dem hilft am meisten ein einziger Schritt: erst dokumentieren, dann irgendwo abtippen, nie umgekehrt. Das eine Foto mit dem roten Kreis drauf und ein sauberes PDF dahinter bewirken mehr als jede Mahnung am Telefon. WhatsApp bleibt bei mir nur der Postbote, der den Bericht überbringt, rechtssicher liegt der Rest im Hintergrund. Ein Granaten-Tag auf der Baustelle endet bei mir heute nicht mehr am Küchentisch mit Schreibarbeit, sondern mit dem Wissen, dass alles sauber dran ist. Prost und eine gute Woche auf der Schippe.